tenho tempo
Coaching e Você

Eu tenho tempo?

Entre nós coaches, as queixas mais frequentes que levam as pessoas a procurarem um processo de Coaching são falta de tempo e o desejo de ser mais assertivo. Vamos nos concentrar no primeiro. A vida moderna nos impõe uma série de desafios que nos levam à necessidade de um uso do tempo cada vez mais produtivo.

O fenômeno da hipercomunicação e o crescente uso da tecnologia causaram uma reviravolta na maneira como administramos nossos dias, meses e anos. As mulheres que trabalham e têm filhos enfrentam dia após dia o desafio de aproveitar seu tempo para serem bem-sucedidas nos seus vários papéis, bem como os homens que assumiram um papel mais participativo na família.

Mas, por que será que é tão desafiador mudar hábitos e comportamentos e utilizar novas habilidades? Conheci um gerente de vendas que, toda vez que um vendedor de sua equipe voltava de algum treinamento de técnicas de vendas, dizia: “Não sei por que eles ainda investem nesses cursos! Você voltou pior do que antes”!

Apesar da aparente pouca habilidade de liderança desse gerente, ele estava certo na sua afirmação. A diferença entre o aprendizado de um conhecimento técnico, como finanças, e o de uma nova habilidade, é que o primeiro é difícil na teoria e fácil na aplicação, e o segundo fácil na teoria e difícil na aplicação.

Quando adotamos um novo hábito ou comportamento, ainda não sabemos usá-los muito bem e os resultados costumam ser piores do que os obtidos quando fazíamos do jeito antigo. Era exatamente isso que acontecia com aqueles vendedores que iam para os treinamentos de vendas. Por isso a avaliação (real) desse gerente, de que a performance deles estava inferior àquela demonstrada antes de fazerem o curso.

Estudos em neurociências demonstram que, por volta da terceira semana de prática, mais de 87% das habilidades aprendidas são perdidas, pois as pessoas desistem de lançar mão das novas abordagens e retornam aos velhos hábitos. Com a Gestão do Tempo isso não é diferente. Segundo relatos de meus coachees e de colegas coaches, após um workshop, os participantes demoram entre cinco e seis semanas para adotar um novo hábito baseado nos conceitos aprendidos. Durante esse período é que corremos o maior risco de desistir de mudar, devido às dificuldades encontradas. São comuns sentimento de frustração, incapacidade e incompetência, acompanhados da avaliação de que o treinamento “não funcionou na prática”.

Nesse momento, um acompanhamento individual faz toda a diferença. Segundo a Sociedade Brasileira de Coaching, cinco a sete sessões, sendo uma por semana, são suficientes para a incorporação de um novo hábito. O papel do Coach (profissional certificado que conduz o processo) é, através de ferramentas, técnicas e questionamentos, ajudar seu cliente a aplicar os novos conhecimentos no seu dia-a-dia, colaborando para que ele passe mais rapidamente pela fase de implementação e não desista.

No Brasil, as empresas investem bilhões anualmente em treinamento de seus funcionários. Baseado nos dados acima, quanto desse montante será realmente aproveitado?

É cada vez mais difícil encontrar alguém que não se sinta sobrecarregado, pois assumimos compromissos em excesso, nunca conseguimos dar conta de todo o trabalho que temos a fazer, não nos dedicamos à família e muito menos a nós mesmos. Temos a sensação de que as 24 horas do dia não são suficientes para realizarmos todas as nossas tarefas.

Hoje, existe uma literatura extensa que aborda a questão da Gestão do Tempo, dentre essas eu utilizo aqui o livro: “Tríade do Tempo”, que é um conceito criado pelo autor Christian Barbosa, maior especialista do país em produtividade, para mostrar que nossas atividades podem ser divididas em três grandes esferas – urgente, importante e circunstancial – e que o equilíbrio dessas categorias está diretamente relacionado à nossa qualidade de vida.

Nesse artigo, eu decidi, que além de contribuir com informação eu também vou lhe ajudar de forma prática para que você, leitor que nos acompanha, possa obter clareza acerca de como você vem distribuindo o seu tempo. Vamos realizar um teste bem simples.

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1
Teste – Tríade do Tempo
Responda às perguntas abaixo apenas com um número de 1 a 5, da sequinte maneira:
1. Nunca – 2. Raramente – 3. Às vezes – 4. Quase sempre – 5. Sempre
1 - Costumo ir a eventos, festas ou cursos, sem ter vontade só para agradar o meu chefe, meus amigos e família
2 - Não consigo realizar tudo que me propus fazer no dia e preciso fazer hora extra e levar trabalho para casa
3 - Quando recebo um novo e-mail costumo dar uma olhada para checar o conteúdo
4 - Costumo visitar com regularidade pessoas relevantes em minha vida como amigos e parentes
5 - É comum aparecerem problemas inesperados no meu dia-a-dia
6 - Assumo compromissos com outras pessoas ou aceito novas posições na empresa, mesmo que não goste muito da nova atividade, se for para aumentar meus rendimentos ou obter uma promoção
7 - Tenho um tempo definido para dedicar a mim mesmo e nele posso fazer o que quiser
8 - Costumo deixar para fazer relatórios, imposto de renda, compras de natal, estudar para provas e outras tarefas perto do prazo de entrega
9 - Nos dias de descanso costumo passar boa parte do dia assistindo TV, jogando ou acessando internet
10 - Faço um planejamento por escrito de tudo que preciso fazer durante minha semana
11 - Posso afirmar que estou conseguindo realizar tudo que gostaria em minha vida e que o tempo está passando na realidade correta
12 - Costumo participar de reuniões sem saber direito o conteúdo, o porquê devo participar ou a que resultado aquele encontro pode levar
13 - Consigo melhores resultados e me sinto mais produtivo quando estou sob pressão ou com o prazo curto
14 - Quando quero alguma coisa defino esse objetivo por escrito, estabeleço prazos em minha agenda, monitoro os resultados obtidos e os comparo com os esperados
15 - Leio muitos e-mails desnecessários como piadas, correntes, propagandas, apresentações, produtos, etc
16 - Estive atrasado com muitas tarefas ou reuniões nas últimas semanas
17 - Faço esporte com regularidade, me alimento de forma adequada e tenho o lazer que gostaria
18 - É comum reduzir meu horário de almoço ou até mesmo comer enquanto trabalho para concluir uma tarefa
Resultados:
Conjunto A (1, 3, 6, 9, 12 e 15 ):

[FIELD1 + FIELD7 + FIELD10 + FIELD13 + FIELD16 + FIELD19]

Conjunto B (4, 7, 10, 11, 14, e 17):

[FIELD8 + FIELD11 + FIELD14 + FIELD15 + FIELD18 + FIELD21]

Conjunto C (2, 5, 8, 13, 16 e 18):

[FIELD2 + FIELD9 + FIELD12 + FIELD17 + FIELD20 + FIELD22]

Total Geral: (soma de A, B e C):

[FIELD1 + FIELD2 + FIELD7 + FIELD8 + FIELD9 + FIELD10 + FIELD11 + FIELD12 + FIELD13 + FIELD14 + FIELD15 + FIELD16 + FIELD17 + FIELD18 + FIELD19 + FIELD20 + FIELD21 + FIELD22]

-------------------
Esfera da importância (Total B/Total Geral)

[((FIELD8 + FIELD11 + FIELD14 + FIELD15 + FIELD18 + FIELD21)/(FIELD1 + FIELD2 + FIELD7 + FIELD8 + FIELD9 + FIELD10 + FIELD11 + FIELD12 + FIELD13 + FIELD14 + FIELD15 + FIELD16 + FIELD17 + FIELD18 + FIELD19 + FIELD20 + FIELD21 + FIELD22))*100]%

Há tempo para ser feito e com isso há produtividade
-------------------
Esfera da urgência (Total C/Total Geral)

[((FIELD2 + FIELD9 + FIELD12 + FIELD17 + FIELD20 + FIELD22)/(FIELD1 + FIELD2 + FIELD7 + FIELD8 + FIELD9 + FIELD10 + FIELD11 + FIELD12 + FIELD13 + FIELD14 + FIELD15 + FIELD16 + FIELD17 + FIELD18 + FIELD19 + FIELD20 + FIELD21 + FIELD22))*100]%

Não há mais tempo para ser feito e tudo vira um stress
-------------------
Esfera circunstancial (Total A/Total Geral)

[((FIELD1 + FIELD7 + FIELD10 + FIELD13 + FIELD16 + FIELD19)/(FIELD1 + FIELD2 + FIELD7 + FIELD8 + FIELD9 + FIELD10 + FIELD11 + FIELD12 + FIELD13 + FIELD14 + FIELD15 + FIELD16 + FIELD17 + FIELD18 + FIELD19 + FIELD20 + FIELD21 + FIELD22))*100]%

Não deveria ser feito, pois consome o seu tempo para produzir
-------------------
O ideal, ou próximo do ideal, é obter o resultado assim: 70% na esfera importante, 20% na urgente e apenas 10% na esfera circunstancial. Se você estiver muito fora disso é porque está gerenciando mal o seu tempo e não está sendo produtivo como deveria. Tenho ajudado muitas pessoas a obter a sua melhor versão produtiva e com certeza já está sendo muito positivo contribuir até aqui com você.
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